Les collaborateurs de Spontis SA: de la diversité des origines aux croisements des compétences

La richesse des parcours et des origines des collaborateurs de Spontis SA fait émerger de vraies complémentarités dans le travail. Elle favorise aussi l’esprit de convivialité au sein de l’entreprise.

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Le Repas de fin d’année

03.04.2018

Après Fribourg et Morat, c’est à Bulle, au restaurant de l’Écu que le comité d’organisation interne, constitué spontanément par des membres motivés de l’entreprise, a choisi de faire vivre l’événement. « Certains en congés sont revenus exprès pour l’occasion ! » confie Adeline du département technique, le sourire aux lèvres.

Selon la coutume, une activité récréative et conviviale a eu lieu avant le repas. Au programme cette année, un Casino des sens : une dégustation de vins et de chocolats à l’aveugle où chacun avait pour mission de deviner cépage et saveurs. Deux équipes au palais fins se sont essayées au jeu. On donnait son avis et on misait ! Cette activité était l’opportunité de développer la cohésion entre les collaborateurs. « La hiérarchie mise à plat laissait chacun parier avec conviction et défendre ses arguments jusqu’au bout », souligne Alexandre Couvret, responsable Opérations de Spontis SA.

Habituellement planifié en décembre, l’événement s’est déroulé cette année en janvier. Le discours était forcément un peu différent. Des remerciements certes, la reconnaissance du travail fourni et la mise en évidence des résultats positifs, mais également l’occasion pour le directeur Christophe Pot de faire part des perspectives pour l’année à venir : le développement des activités de l’entreprise sera quantitatif et qualitatif. Le nombre de clients bénéficiant des prestations de Spontis SA va croissant et les compétences propres de l’entreprise sont de plus en plus nombreuses. On compte notamment l’expertise en marchés publics. La recherche d’excellence est mise en évidence par des indicateurs hebdomadaires permettant un suivi des performances en interne. Parmi eux, le taux de service qui doit être maintenu au-dessus de 95% (relatif aux commandes livrées à l’heure avec le bon matériel), la valeur de stock ou encore le nombre de tickets traités par le service clients.

C’est finalement sans débordement, mais non sans joie, que s’est conclu le repas annuel !

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Spontis SA confirme son expertise en marchés publics

03.04.2018

L’entreprise compte parmi ses missions la standardisation du matériel électrique des énergéticiens suisses auxquels elle appartient. Elle désigne également leurs fournisseurs via des procédures d’appel d’offres publics adaptés. De fait, Spontis délivre à ses partenaires des produits communs répondant aux besoins de chacun. « En prenant en compte toutes les attentes des clients, le plus petit dénominateur commun d’un produit est à forte valeur ajoutée » indique Roger Gumy, acheteur stratégique chez Spontis. La mise en commun des besoins, lors d’une telle démarche est conséquente pour les gestionnaires de réseaux et de distribution électrique : ils obtiennent aux meilleurs prix du matériel répondant à leurs exigences particulières.

Le statut semi-étatique de ses financeurs (BKW, Groupe E, Romande Energie, SIL) soumet Spontis aux marchés publics. Tout achat dont le budget annuel s’élève à plus de CHF 250'000.00 implique une procédure ouverte nationale, et internationale pour les budgets supérieurs à CHF 700’000.00. Les entreprises des pays ayant signé l’accord général (GATT) de l’Organisation Mondiale du Commerce peuvent répondre à l’appel d’offres et déposer leurs dossiers. Les achats en-dessous des seuils indiqués ci-dessus font l’objet d’une procédure de gré à gré pour les investissements jusqu’à CHF 100'000.00, et d’une procédure sur invitation pour les investissements jusqu’à CHF 250'000.00.

Les marchés publics sont gérés comme des projets. Plusieurs entités collaborent ensemble selon un calendrier précis. En interne, la Technique, les Achats et la Logistique sont sollicités. La validation des décisions fait intervenir le Comité de Partenariat constitué par des membres des sociétés partenaires. La première étape, en amont de la publication du marché, consiste à établir les cahiers des charges technique, logistique et commercial. Un chef de projet standardisation travaille en collaboration avec un représentant de chaque client/actionnaire pour assurer la meilleure cohérence entre le produit et le besoin. Les acheteurs stratégiques explorent le marché, ils restent à l’affût des nouveautés des fournisseurs et en informent le département Technique. S’attardant d’avantage sur le total cost of ownership (TCO – Coût global de possession) d’une marchandise que sur son coût d’achat, ils garantissent des produits de qualité générant, pour les uns un minimum de pertes énergétiques, pour d’autres des temps de montage, d’installation, d’intégration, d’exploitation, de maintenance, de fin de vie minimum, etc . Par exemple, augmenter le diamètre des enroulements de cuivre ou d’aluminium d’un transformateur augmente son prix. Cependant, avec des pertes énergétiques moindres, son TCO sur 30 ans sera nettement plus bas. Enfin, les logisticiens analysent les exigences des clients en termes de quantité et de délais de livraison.

Une fois la stratégie du marché validée par le Comité de Partenariat, le dossier d’appel d’offres est publié via le système d’information pour les marchés publics (SIMAP). Après un minimum de 40 jours, les offres sont adressées à Spontis. Un premier examen confronte les critères d’aptitude qui détermineront la recevabilité de l’offre déposée. À la suite, les offres recevables sont comparées par rapport aux critères d’adjudication déterminés dans l’appel d’offres, qui permettra un classement desdites offres. En jeu : le budget, les évaluations techniques, logistiques, mais aussi sociales et environnementales. Ces analyses aboutissent à un classement et au choix d’un soumissionnaire.

Dans le cas où un nouveau fournisseur devait se voir attribuer le marché, Spontis organise, avant adjudication, un audit d’entreprise, afin de s’assurer que le produit offert réponde en tous points à l’appel d’offres, ainsi que la faisabilité en termes de capacité de production, de logistique, de délais de livraison, de cash flow, etc. soit garantie. Si un fournisseur connu remporte le marché, une audition dans les murs de Spontis a lieu afin de s’assurer que tous les points énumérés dans le dossier d’appel d’offres soient maîtrisés.

L’étape suivante consiste en l’établissement d’un rapport d’adjudication qui déroule l’entier des opérations d’adjudication, audit ou audition comprise. Ce rapport sera soumis pour validation au Comité de Partenariat.  Après validation, les soumissionnaires sont tous informés de la décision d’adjudication, dernière étape avant la signature du contrat. La nouvelle collaboration entre le fournisseur et Spontis est lancée et accompagnée d‘un suivi régulier afin de toujours livrer les partenaires avec le juste matériel et dans les délais spécifiés par le contrat.

Le processus de marché public est long et particulièrement régulé. L’intérêt général des marchandises en jeu ne peut laisser place à l’approximation. La moindre imprécision législative, le moindre oubli dans les cahiers des charges de l’appel d’offres peut mener à de fastidieux recours. Ces derniers retardent les chantiers et engendrent des coûts imprévus importants. Des compétences accrues dans ce domaine se sont révélées indispensables pour Spontis. En 2017, Drew Gamage, chef de projet supply chain est mandaté pour mettre au point une « Méthode Marchés Publics » au sein de l’entreprise. La définition de quatre jalons structure le processus :

  • La pré-étude
  • L’étude
  • La réalisation
  • L’implémentation

En s’appuyant sur la base juridique du canton de Vaud, une check-list a été définie pour n’omettre aucune étape législative. L’information synthétisée est à disposition de tous les collaborateurs de Spontis impliqués dans le marché public. Afin de guider les équipes, un document template interne sera disponible fin février. L’idée est de donner une structure visuelle à un processus pour lequel l’expertise de Spontis ne cesse de se confirmer.

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L’Inventaire 2017

03.04.2018

L’inventaire annuel de Spontis SA se déroule chaque année en décembre tout juste avant les congés de fin d’année. C’est l’occasion pour la société de renforcer son team building et de former ses membres à d’autres métiers de l’entreprise.

Lorsque Christophe Pot arrive à la direction de Spontis, l’inventaire est encore perçu comme un acte obligatoire, légal, fastidieux, et réalisé par les logisticiens. Il émet alors un souhait : transformer un travail pénible en événement convivial auquel participeraient aussi, et avec entrain, les collaborateurs du bureau. En 2014, la moitié des collaborateurs s’est prêtée à l’exercice, aujourd’hui la totalité des membres a été convertie. « C’est un événement attendu, un incontournable avant Noël ! » se réjouit le directeur. 

L’inventaire est un projet. En amont du travail de comptage, Livia Schopfer, responsable du département logistique, prépare l’opération. Chaque année, on réduit un peu plus les sources de perte d’efficacité. Les produits de petite taille par exemple, tels que les vis ou les clous, sont comptés une fois puis rangés par paquets fermés et référencés avec leur quantité contenue. Cette solution très simple sauve un temps et des efforts considérables pour l’année suivante. Cela participe au processus d’optimisation.

La vocation première de l’événement, et la raison pour laquelle Spontis a choisi de conserver les inventaires annuels face aux tournants, est la concentration en quelques jours de fortes interactions humaines. La direction se charge de constituer des binômes de travail : un collaborateur du magasin avec un collaborateur du bureau. Les duos ne sont pas formés au hasard. On associe deux personnes qui s’entendent très bien pour générer une bonne ambiance ou deux personnes qui se connaissent peu pour améliorer la cohésion du groupe. À 9 heures, la pause matinale rassemble les participants autour d’une immense tresse boulangère à découper en tartines. Vêtus uniformément de bleu, les collaborateurs qui portent tous les vêtements Spontis pour l’occasion partagent un petit-déjeuner avant de se remettre au travail.

La seconde vocation de l’inventaire est la formation réciproque entre les collaborateurs du bureau et ceux du stock. On apprend beaucoup en regardant et en touchant le matériel que l’on gère depuis son ordinateur au quotidien. « En manipulant, on pèse, on déplace, on comprend » précise Christophe Pot. Cette volonté d’être proche des produits s’illustre aussi par les immenses baies vitrées des nouveaux locaux de Spontis à travers lesquelles les membres du bureau voient constamment l’entrepôt. Les stocks sont visibles, les arrivées de camions sont connues, les mobilités du matériel distribué sont comprises. Quant aux magasiniers, ils enrichissent leurs connaissances des produits qu’ils manipulent chaque jour en posant des questions au binôme référent technique. En décembre dernier, Adeline Feriaux chef de projet technique et Roland Curty employé logistique, répondaient aux interrogations de l’équipe sur l’état et la fonction des différents articles.