Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Spontis SA: unterschiedlicher Hintergrund und vielfältige Kompetenzen

Der berufliche Werdegang und die Herkunft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Spontis SA sind sehr vielfältig. Dies hat den Vorteil, dass sie sich bei ihren Tätigkeiten ideal ergänzen.

Artikel
Artikel

Spontis SA bestätigt ihr Know-how im öffentlichen Beschaffungswesen

03.04.2018

Zu seinen Aufgaben zählt das Unternehmen unter anderem die Standardisierung des Elektromaterials der Schweizer Energiefachleute, zu denen es gehört. Im Rahmen von angemessenen Ausschreibungsverfahren bestimmt Spontis auch ihre Zulieferer. So beliefert Spontis ihre Partner mit Produkten, die deren jeweiligen gemeinsamen Bedürfnissen entsprechen. «Indem wir alle Erwartungen unserer Kunden auf einen gemeinsamen Nenner bringen erhalten die Produkte einen hohen Mehrwert.», erklärt Roger Gumy, strategischer Einkäufer von Spontis. Bei einem solchen Vorgehen ist die Zusammenführung der Bedürfnisse für die Netzbetreiber und Stromverteiler von grosser Bedeutung: Auf diese Weise erhalten sie zum bestmöglichen Preis das Material, das ihren besonderen Anforderungen entspricht.

Aufgrund des halbstaatlichen Status der finanzierenden Unternehmen (BKW, Groupe E, Romande Energie, SIL) unterliegt Spontis den Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungswesens. Jede Beschaffung mit einem jährlichen Budget von über CHF 250'000.00 erfordert ein offenes Verfahren auf nationaler Ebene. Bei Budgets über CHF 700’000.00 muss ein entsprechendes Verfahren auf internationaler Ebene durchgeführt werden. Unternehmen aus Staaten, die das Allgemeine Zoll- und Handelsabkommen (GATT) der Welthandelsorganisation unterzeichnet haben, können ein Angebot für eine Ausschreibung abgeben und ihr Dossier einreichen. Für Beschaffungen unterhalb der oben aufgeführten Schwellenwerte wird bei Investitionen bis zu CHF 100'000.00 ein freihändiges Verfahren und bei Investitionen bis zu CHF 250'000.00 ein Einladungsverfahren durchgeführt.

Öffentliche Ausschreibungen werden als Projekte gemanagt. In diesen Fällen arbeiten mehrere Stellen nach einem genauen Terminplan zusammen. Unternehmensintern kommen die Bereiche Technik, Einkauf und Logistik zum Einsatz. Die Entscheidungen werden vom Lenkungsausschuss genehmigt, der sich aus Mitgliedern der Partnerunternehmen zusammensetzt. Vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung besteht der erste Schritt darin, die Pflichtenhefte für die Bereiche Technik, Logistik und Kommerzialisierung zu erarbeiten. Der für die Standardisierung zuständige Projektleiter arbeitet mit einem Vertreter jedes Kunden/Aktionärs zusammen, um zu gewährleisten, dass das Produkt bestmöglich dem jeweiligen Bedarf entspricht. Die strategischen Einkäufer betreiben Marktforschung, halten sich über Neuentwicklungen der Zulieferer auf dem Laufenden und setzen die Technikabteilung davon in Kenntnis. Sie achten in erster Linie auf die Total Cost of Ownership (TCO – Gesamtbetriebskosten) einer Ware, während der Kaufpreis nur von untergeordneter Bedeutung ist. Damit gewährleisten sie qualitativ hochwertige Produkte, die für die einen Kunden minimale Energieverluste und für andere einen möglichst geringen Zeitaufwand für die Montage, die Installation, die Integration, den Betrieb, den Unterhalt usw. zur Folge haben. So hat beispielsweise ein grösserer Durchmesser der Kupfer- oder Aluminiumdrahtwindungen eines Transformators einen höheren Preis zur Folge. Hingegen liegen seine Gesamtbetriebskosten über 30 Jahre durch die geringeren Energieverluste deutlich tiefer. Die Logistikspezialisten analysieren schliesslich die Anforderungen der Kunden in Bezug auf die Menge und die Lieferfristen.

Nachdem die Marktstrategie vom Lenkungsausschus genehmigt wurde, werden die Ausschreibungsunterlagen im Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz (SIMAP) veröffentlicht. Nach einem Zeitraum von mindestens 40 Tagen lassen die Anbieter Spontis ihre Angebote zukommen. Im Rahmen einer ersten Überprüfung werden die Eignungskriterien kontrolliert. Damit wird bestimmt, ob ein eingereichtes Angebot den minimalen Anforderungen entspricht ist. Anschliessend werden die gültigen Angebote hinsichtlich der in der Ausschreibung festgelegten Zuschlagskriterien verglichen. Davon ausgehend werden die betreffenden Angebote beurteilt und darauf basierend in einer Rangliste geordnet. Die dafür relevanten Elemente sind das Budget sowie die technische und logistische Bewertung, aber auch eine soziale und umweltbezogene Evaluation wird gemacht. Diese Analysen führen zu einer Klassifizierung und schliesslich zur Wahl eines Anbieters.

Falls der Auftrag an einen neuen Zulieferer vergeben werden soll, führt Spontis vor der Zuschlagserteilung ein Unternehmensaudit durch. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das angebotene Produkt in allen Punkten der Ausschreibung entspricht. Ausserdem wird damit die Realisierbarkeit des Angebots bezüglich der Produktions- und Logistikkapazitäten, der Lieferfristen, des Cashflows usw. gewährleistet. Falls ein bereits bekannter Zulieferer den Zuschlag erhält, findet bei Spontis eine Anhörung statt. Mit einer solchen Befragung wird sichergestellt, dass der Anbieter alle Punkte bewältigen kann, die in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt sind.

Als nächster Schritt wird ein Bericht über die Zuschlagserteilung verfasst. In diesem werden der gesamte Verlauf der Auftragsvergabe, das Audit oder die Anhörung erläutert. Dieser Bericht wird dem Lenkungsausschus zur Genehmigung vorgelegt. Nach der Genehmigung werden alle Anbieter über den Zuschlagsentscheid in Kenntnis gesetzt. Dies ist der letzte Schritt vor der Vertragsunterzeichnung. Anschliessend beginnt die neue Zusammenarbeit zwischen dem Zulieferer und Spontis. Diese Kooperation wird regelmässig überprüft, damit die Partner jederzeit innerhalb der im Vertrag festgelegten Fristen mit dem richtigen Material beliefert werden.

Das mit der Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags verbundene Verfahren ist langwierig und stark reguliert. Das allgemeine Interesse, das mit einer solchen Auftragsvergabe zusammenhängt, lässt keinen Raum für Schätzungen oder Näherungswerte. Schon eine geringfügige rechtliche Ungenauigkeit oder ein unbedeutendes Versäumnis in den Pflichtenheften der Ausschreibungsunterlagen kann langwierige Einsprachen zur Folge haben. Diese verursachen Verzögerungen bei den Bauarbeiten und hohe unvorhergesehene Kosten. Für Spontis sind daher exzellente Kompetenzen im Bereich der öffentlichen Beschaffung unerlässlich. 2017 wurde Drew Gamage, Projektleiter Supply Chain, beauftragt, innerhalb des Unternehmens eine «Methode für öffentliche Ausschreibungen» zu entwickeln. Das betreffende Verfahren wurde strukturiert, indem die folgenden vier Meilensteine festgelegt wurden:

  • Vorstudie
  • Planung
  • Realisierung
  • Implementierung

Ausgehend von den im Kanton Waadt geltenden Rechtsgrundlagen wurde eine Checkliste erarbeitet, damit alle vom Gesetz vorgeschriebenen Schritte eingehalten werden. Die zusammengefassten Informationen stehen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Spontis zur Verfügung, die mit Ausschreibungen zu tun haben. Um die Teams anzuleiten, ist seit Ende Februar ein internes Vorlagedokument verfügbar. Ziel ist, eine visuelle Struktur für ein Verfahren vorzugeben, bei dem sich die Kompetenzen und das Know-how von Spontis immer wieder bekräftigen.

Artikel

Inventur 2017

03.04.2018

Die jährliche Inventur von Spontis SA wird jeweils im Dezember kurz vor den Weihnachtsfeiertagen durchgeführt. Für das Unternehmen ist sie auch eine Gelegenheit, die Zusammenhalt zu stärken und die Beschäftigten mit anderen beruflichen Tätigkeiten innerhalb von Spontis vertraut zu machen.

Als Christophe Pot die Leitung von Spontis übernahm, wurde die Inventur noch als obligatorischer, gesetzlich vorgeschriebener und langwieriger Vorgang betrachtet, der von den Logistikern durchgeführt wurde. Er äusserte den Wunsch, diese mühselige Arbeit in ein geselliges Ereignis umzuwandelen, an dem auch die Büroangestellten mit Begeisterung mitwirken. 2014 war bereits die Hälfte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Inventur beteiligt, und mittlerweile nehmen alle Beschäftigten daran teil. «Das ist nun ein Ereignis, das von allen freudig erwartet wird, ein unverzichtbarer Anlass vor den Weihnachtsferien», stellt der Direktor erfreut fest. 

Die Inventur verläuft wie ein Projekt. Im Vorfeld der eigentlichen Zählarbeit erledigt Livia Schopfer, Leiterin des Bereichs Logistik, die erforderlichen Vorbereitungsarbeiten. Jedes Jahr werden die Ursachen von Effizienzverlusten noch etwas mehr reduziert. Kleine Produkte wie Schrauben und Nägel werden beispielsweise einmal gezählt und anschliessend in verschlossene Packungen eingeräumt, die mit der darin enthaltenen Menge beschriftet werden. Dank dieser sehr einfachen Lösung Kann in den folgenden Jahren erheblich Zeit und Aufwand eingespart werden. Ausserdem trägt dieses Vorgehen zum Optimierungsprozess bei.

Die hohe Intensität des zwischenmenschlichen während einigen Tagen ist der Hauptzweck des Anlasses und auch der Grund dafür, dass Spontis beschlossen hat, die Jahresinventur in dieser Form beizubehalten. Die Geschäftsleitung achtet darauf, dass für diese Arbeiten passende Zweierteams gebildet werden, üblicherweise bestehend aus ein Lagermitarbeiter  und einem Büroangestellten. Die Zusammenstellung dieser Duos erfolgt jedoch nicht nach dem Zufallsprinzip. Entweder werden zwei Personen zu einem Team verbunden, die sich sehr gut verstehen, damit eine positive Atmosphäre entsteht. Oder die Verantwortlichen teilen zwei Mitarbeiter, die sich kaum kennen, in ein Team ein, um den Zusammenhalt innerhalb der Gruppe zu verbessern. Um 9 Uhr treffen sich alle Beteiligten im Pausenraum und geniessen gemeinsam einen riesigen Butterzopf. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für die Inventur alle einheitlich die blaue Arbeitsbekleidung von Spontis tragen, stärken sich bei diesem gemeinsamen Frühstück und machen sich dann wieder an die Arbeit.

Die Inventur hat wie oben erläutert auch den Zweck, den Zusammenhalten unter den Büroangestellten und Lagermitarbeitern zu fördern. Man kann einiges lernen, wenn man das Material, dass man normalerweise im Arbeitsalltag von seinem Computer aus verwaltet, auch einmal in natura sieht und selber in die Hand nehmen kann. «Beim Umgang mit dem Material wiegen wir es und lagern es um. Damit gewinnt man auch mehr Verständnis für die verschiedenen Produkte», zeigt sich Christophe Pot überzeugt. Die Absicht, einen engen Bezug zu den Produkten zu gewährleisten, zeigt sich auch an den grossen Fenstern der neuen Räumlichkeiten von Spontis, durch die die Angestellten freien Blick auf das Lager haben. Die Lagerbestände sind somit sichtbar. Die Beschäftigten sehen auch, wann die Lastwagen eintreffen, und sie können nachvollziehen, wie das Material vertrieben wird. Die Lageristen können ihre Kenntnisse über die Produkte erweitern, mit denen sie täglich zu tun haben, indem sie dem Techniker in ihrem Zweierteam entsprechende Fragen stellen. Im letzten Dezember beantworteten Adeline Feriaux, technische Projektleiterin, und Roland Curty, Logistikmitarbeiter, Fragen des Teams zum Zustand und zur Funktion verschiedener Artikel.

 

Artikel

Jahresabschlussessen

03.04.2018

Nachdem dieser Anlass zuletzt in Freiburg und Murten stattgefunden hatte, beschloss das interne Organisationskomitee, das von motivierten Angestellten des Unternehmens spontan gebildet worden war, das Jahresabschlussessen im Restaurant de l’Écu in Bulle durchzuführen. «Einige Beschäftigte sind speziell für dieses Treffen aus den Ferien zurückgekehrt!», erzählt Adeline von der Technikabteilung lächelnd.

Wie gewohnt fand vor dem Essen eine gesellige Freizeitaktivität statt. In diesem Jahr stand ein Casino der Sinne auf dem Programm: eine Blinddegustation von Weinen und Schokolade, bei der alle Beteiligten bestimmte Rebsorten und Geschmacksrichtungen erraten mussten. Zwei Teams mit feinem Gaumen versuchten ihr Glück. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer äusserten ihre Meinung und gaben Tipps ab! Diese Blinddegustation bot Gelegenheit, den Zusammenhalt unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu stärken. «Dank der flachen Hierarchie konnten alle Beteiligten mit Überzeugung eine Wette eingehen und ihre Argumente bis zum Schluss vertreten», betont Alexandre Couvret, Leiter Betrieb von Spontis SA.

Der normalerweise im Dezember durchgeführte Anlass fand dieses Jahr im Januar statt. Die Ansprache des Direktors fiel zwangsläufig etwas anders aus. Selbstverständlich dankte Direktor Christophe Pot den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihren Einsatz und zollte ihnen Anerkennung für die geleistete Arbeit und die erzielten positiven Ergebnisse. Doch er nutzte diese Gelegenheit auch, um einen Ausblick auf das neue Jahr zu geben: Die Aktivitäten des Unternehmens sollen sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht weiterentwickelt werden. Die Zahl der Kunden, welche die Leistungen von Spontis SA in Anspruch nehmen, wird weiter zunehmen. Ausserdem verfügt Spontis SA über immer mehr unternehmensinterne Kompetenzen. Dazu gehört insbesondere das Know-how im öffentlichen Beschaffungswesen. Das Streben nach herausragender Qualität und Spitzenleistungen wird durch wöchentlich Erhebung von Indikatoren hervorgehoben, dank denen die erzielten Leistungen unternehmensintern nachverfolgt werden können. Zu diesen Indikatoren zählen die Service-Rate, die weiterhin über 95 % liegen muss (in Bezug auf die Bestellungen, die rechtzeitig und mit dem richtigen Material abgewickelt wurden), der Bestandswert und die Zahl der vom Kundendienst bearbeiteten Anfragen.

Das Jahresabschlussessen ging schliesslich in einer fröhlichen Atmosphäre zu Ende!