Spontis, da läuft was!

Kaum 3 Jahre nachdem wir unsere Aktivitäten in Avenches zusammengefasst haben, ziehen wir schon wieder um.

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Kommunikation – das A und O für erfolgreiche Änderungen

16.12.2016

Die Informationen zum Umzug fliessen in beide Richtungen. Einerseits hat die Geschäftsleitung und das mit der Koordination beauftragte Team Präzisionen und Richtlinien für die Angestellten, andererseits kommen von den Angestellten Bemerkungen und Vorschläge, welche gesammelt werden, damit jedes Detail berücksichtig werden kann. Adeline Fériaux ist während des gesamten Projekts mit der internen Kommunikation beauftraget. Sie erklärt: «Ich habe alle bevorstehenden Änderungen erhoben und eine Liste mit den Personen erstellt, die mit den diesbezüglichen Aspekten vertraut sind und diejenigen, die noch nicht damit vertraut sind. Ein interner Newsletter und ein Fragebogen werden diesen Angehensweise noch stützen. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter die Vorteile des Umzugs versteht, aber auch eventuelle Fragen stellen kann». In den neuen Räumlichkeiten werden alle Mitarbeiter von Spontis vereint sein, was den Teamgeist und den Zusammenhalt stärken wird. Zudem werden dem Kunden neue Dienstleistungen angeboten, ein Showraum mit den Katalogprodukten eingerichtet und die Materialanordnung im Lager optimiert.

«Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter die Vorteile des Umzugs versteht, aber auch eventuelle Fragen stellen kann.»

Nach dem Studium in Bauingenieurwissenschaften in Toulouse hat Adeline ein Praktikum bei EDF in Paris absolviert . «Ich kann mich von einem Umzug inspirieren, den ich in diesem Rahmen miterlebt habe und bei dem ich die Qualität der Informationen sehr geschätzt habe. 4000 Angestellte mussten umziehen. Wir erhielten regelmässig Pläne, Zeichnungen und News per Mail. Es kam zu einem grossen Informationsaustausch unter den Mitarbeitern.» Mit einem Lächeln präzisiert Adeline, dass nicht zuletzt ihre Kommunikationsfreudigkeit dazu geführt hat, dass sie für diese interne Kommunikationsaufgabe ausgewählt wurde. Da sie zum technischen Pol gehört, zirkuliert sie regelmässig zwischen den Büroräumen des Unternehmens und des Magazins hin und her und kann so einfach Informationen mitteilen.

Die während des Baus der neuen Räumlichkeiten gemachten Fotos geben einen Einblick in die Entwicklung der Baustelle. Integriert in die Kommunikation der kommenden Änderungen geben sie Adeline auch die Möglichkeit, die Spontis-Mitarbeiter konkret zu informieren und ihre Neugier und Interesse für ihre zukünftige Arbeitsumgebung zu wecken. Solche Vorgehensweisen werden vom Unternehmen in Avenches sehr geschätzt ; so bietet es seinen Mitarbeitern unter anderem seit mehreren Monaten die von Adeline überwachte Methode Kaizen* an. Jedermann wird aufgefordert, die Ideen nach oben zu vermitteln und die Informationen so gut wie möglich zirkulieren zu lassen.

 

* Die Methode Kaizen ist eine japanische Philosophie, die mit dem lean management vergleichbar ist. Hierbei strebt ein Unternehmen bei seiner Ausrichtung unablässig nach kontinuierlicher Effizienz und Perfektionierung.  Erfolgreich ist diese Methode nur dann, wenn alle Betroffenen miteinbezogen werden. Adeline Fériaux ist eine erfinderische und ideenreiche Person und deshalb die ideale Verantwortliche für diesen Prozess innerhalb von Spontis.

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Synchronisation hat oberste Priorität bei einem Umzug

16.12.2016

Mehrere Arbeitsgruppen teilen sich die Aufgaben bezüglich dem für Anfang 2017 geplanten Umzug auf. Aristide Tiago, Leiter dieses Projekts, führt die Aspekte dieses wichtigen Ereignisses, das dem Unternehmen bevorsteht, auf. Selbstverständlich bleibt Spontis in Avenches, nur ein paar wenige Meter von den heutigen Lokalitäten entfernt, und immer noch in idealer Distanz zu seinen Partnern.

Das Pflichtenheft für den Umzug betrifft alle Sektoren von Spontis. Aristide Tiago zählt sie auf: «Es handelt sich um die Gruppen Operationen, Informatik und Elektrizität, Kommunikation, Änderungsmanagement und schliesslich Einkäufe.» Alles muss geplant und synchron ausgeführt werden. Das Steuerkomitee besteht aus der Geschäftsleitung, welche die Vorbereitung dieses Grossunternehmens überwacht. Miteinbezogen werden alle Mitarbeiter der Firma. In der Tat wird ein Grossteil der Arbeit intern von den Spontis-Mitarbeitern ausgeführt. Dank dieser direkten oder indirekten Teilnahme wird später jeder einzelne Mitarbeiter die mit diesem Projekt verbundenen Änderungen besser akzeptieren und integrieren können.

Natürlich besteht die Unsicherheit im Bezug auf das Wetter, insbesondere in der Wintersaison und hat einen Einfluss darauf, ob das neue Gebäude termingerecht beendet werden kann. Ansonsten ist jedoch alles unter Kontrolle und alle ziehen am gleichen Strick. Das Zusammenlegen der Lager und Büros ermöglicht es Spontis, sich noch weiter zu entwickeln. «Es ist lustig festzustellen, dass alles ganz ähnlich abläuft wie bei einem privaten Umzug. Man muss gut organisiert sein, von der Gelegenheit profitieren, um sortieren. Bei einem Firmenumzug braucht es dazu vor allem eine ausgezeichnete Synchronisation», fügt Aristide hinzu. Er präzisiert, dass bei einem Umzug eine traditionelle Methode wie bei jedem anderen Projekt wichtig ist. Die Bedürfnisse müssen analysiert und festgelegt und eine Liste mit möglichen Lösungsvarianten erstellt werden; danach müssen den Vor- bzw. Nachteilen der verschiedenen Lösungen entsprechend Entscheide getroffen werden, bevor alles umgesetzt werden kann. Dabei richten sich diese Phasen alle nach einem präzisen Terminplan.

Über 1300 Tonnen Material werden umplatziert und 33 Mitarbeiter kommen in eine neue Arbeitsumgebung.

Aristide Tiago erklärt, dass es bei den Überlegungen darum ging, wie das Vermischen von Material in den Zwischenzonen vermieden werden kann. Er fügt hinzu, dass der Umzug effizienter wird, wenn die Anzahl Bewegungen und Handhabungen so stark wie möglich reduziert werden. Ausserdem muss jederzeit klar sein, wo sich irgendein bestimmtes Material befindet, damit die Kunden im Rahmen unseres Pikettdienstes jederzeit beliefert werden können. Als mögliche Schwierigkeiten gibt er folgendes Beispiel: «Die Kabelschneidemaschine muss gezügelt werden, doch gleichzeitig stets verfügbar bleiben. Notanrufe können jederzeit eingehen. Wir brauchen diese Maschine eigentlich unablässig. Der Umzug muss dieser Tatsache Rechnung tragen, doch müssen gleichzeitig auch die Kosten im Auge behalten werden.»

Das Abenteuer wird so oder so spannend und lehrreich für Spontis sein. Über 1300 Tonnen Material und 1700 Paletten werden umplatziert. 33 Mitarbeiter bekommen eine neue Arbeitsumgebung. Alles wird in neuen Lokalen zusammengelegt. Ein zweifelsohne erlebnisreiches Ereignis.

Interview

Der neue Umzug betrifft jedermann

16.12.2016

Der grosse Umzug, der Anfang nächsten Jahres ansteht, bringt eine Vielzahl an Änderungen mit sich und setzt deshalb eine optimale Vorbereitung voraus. Livia Schöpfer, Verantwortliche des Magazins und der Lager, ist für den operationellen Bereich dieses grossen Unterfangens zuständig

Welche Rolle spielen Sie genau bei diesem Umzug?

Wir werden über neue Lagerstrukturen verfügen und demzufolge musste die Organisation unseres Materials neu definiert werden. In den neuen Lokalen werden wir zudem vermehrt in die Höhe Lagern, um die zur Verfügung stehende Fläche optimal auszunutzen. Das Team, das den Umzug vorbereitet, hat zwei Varianten ausgearbeitet, und die Mitarbeiter wurden aufgerufen, sich möglichst spontan eine dritte Variante auszudenken. Dank den vorgängig erhaltenen Pläne, konnten wir alle Aspekte berücksichtigen.

Wie genau wird ein solches Abenteuer vorbereitet?

Bereits im September hatten wir allwöchentlich eine Sitzung betreffend des Umzugs. Nun haben wir zwei diesbezügliche Sitzungen pro Woche. Jedes Detail wird besprochen. Und wir profitieren auch von unseren beim letzten Umzug gemachten Erfahrungen. Das Zügeln von Lagern ist ja nicht neu für uns, und wir haben bei der Analyse dieses Prozesses sehr viel gelernt. Antizipieren ist eine der Prioritäten. Man muss an alles denken. Je weiter wir vorankommen, umso konkreter wird das Programm.

Welches sind die grössten Vorteile, die sich für Spontis mit diesen neuen Lokalen ergeben werden?

Die neuen Lokale sind insofern interessant, als dass sie modulierbar sind und unseren Bedürfnissen stets angepasst werden können. Das Zusammenfassen der Büros und der Lager ist ebenfalls ein nicht zu vernachlässigender Vorteil, da die Zusammenarbeit und Effizient noch besser werden. Zudem werden an diesem Ort auch die Lager, die wir zur Zeit in Domdidier und im Gebäude von Zumwald verwalten, zusammengefasst. Wir zentralisieren und optimieren also. Eine goldige Gelegenheit.

Welche Mitarbeiter sind innerhalb von Spontis von diesem Umzug betroffen?

Jedermann ist betroffen. Die Mitarbeiter werden nicht nur einfach Einzug ins neue Gebäude halten, sondern wir werden jeden Einzelnen aktiv am eigentlichen Umzug teilhaben lassen. Ihre Präsenz in den Lagern ist wichtig, damit sie, nebst den für diesen Umzug angestellten Experten, bei verschiedenen Aufgaben Hand anlegen können. Jeder wird mit einbezogen werden. Ich denke, dass dies den Zusammenhalt verstärken wird und sich die Mitarbeiter in ihrer neuen Umgebung wohl fühlen werden.

Wie wird konkret ablaufen?

Der Umzug wird sich über zwei aufeinander folgende Wochen erstrecken. Während den Vorbereitungsarbeiten  werden die Lager geleert, das Material zur Sicherstellung eingepackt. Fahrzeuge werden das Material in die neuen Lagerräume fahren. Das Material wird dann an den neu vorgesehenen Stellen installiert. Wir haben unsere Partner auch gebeten, das seit Jahren nicht verlangten Material aus dem Assortiment zu streichen, damit das Lager vor dem Umzug gestrafft werden kann. Schliesslich wird das jetzige Lager gereinigt und frei gegeben.

Was befürchten Sie bezüglich dieses Umzugs?

Gar nichts. Wir sind ein gutes Teams und ich bin überzeugt, dass wir immer Lösungen finden können. Wir haben viel Zeit in die Vorbereitung investiert und sind für eventuelle Überraschungen, die uns bevorstehen, gewappnet. Der Pikett-Dienst von Spontis wird weiter funktionieren und deshalb ist eine gute Organisation unerlässlich. Aber das sind wir uns ja gewohnt. Ehrlich gesagt kann ich es kaum erwarten, bis es soweit ist!