Mybris: Effizienz und Technologie im Dienste unserer Kunden

Christophe Pot – Geschäftsleiter

Das Dienstleistungsangebot ist die Zukunft in der Energiebranche

Mit der neuen Bestellungs-Plattform Mybris wurde bei Spontis der Sommer eingeläutet.

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Aus anderer Perspektive

02.09.2015

Ich bin Leiter Logistik Netze. Der Austausch mit unserer Partnerfirma Spontis gehört für die Materialbewirtschaftung zu meinem Alltag. Dass ich für drei Tage die Perspektive wechsle, ist etwas Besonderes: Auf der Seite eines Lieferanten der BKW habe ich noch nie gearbeitet. Ich mache mich gespannt auf den Weg, um in drei Tagen die Arbeitsabläufe der anderen Seite kennenzulernen.

Tag 1

Jürg Hosner, Key Account Manager, nimmt mich herzlich in Empfang. Ich werde sogleich in den ersten Prozess eingeführt. Er erklärt mir, wie die Lagerprozesse für die Vorbereitung der Kommissionierung, Transportdisposition sowie die Lieferausständen angezeigt werden. Ich erfahre, wie ein Produkt vom Wareneingang bis zum Kunden verfolgbar ist. Der Nutzen des Prozesses liegt für mich auf der Hand: Die Produkte werden dadurch laufend verbessert. Ich weiss jetzt genau, was passiert, wenn ich als Kunde anrufe und einen Mangel melde. Spontis arbeitet äusserst professionell.

Tag 2

Am zweiten Tag geht es ab ins Lager. Endlich erlebe ich die physischen Abläufe. Die erstellten Aufträge werden zusammengestellt und kommen auf den vorgesehenen Verladeplatz. Die Lageristen freuen sich, mir einmal ihre Welt zu zeigen. Für mich ist es spannend und ich erfahre Details zur Warenaufbereitung. Am Nachmittag folgt eine etwas trockenere Materie: die Kennzahlen von Spontis. Der Weg eines jeden Produktes wird genau verfolgt. Die Kennzahlen zeigen, wo die Aufbereitung einwandfrei funktioniert und wo noch Handlungsbedarf besteht. Zudem habe ich zusammen mit einem Mitarbeitenden die Aufträge zur Befüllung der Zwischenlager von Spontis in den Standorten der BKW erstellt.

Tag 3

Wo Material rausgeht, muss auch Material angeliefert werden. Also erhalte ich einen Einblick in den Wareneingang. Da steckt einiges dahinter: von der Eingangskontrolle über die Auszeichnung der Materialien bis zur Vergabe eines Lagerplatzes in den Regalen ist es ein weiter Weg. Und ein wichtiger: So geht Spontis sicher, dass die Artikel auch wieder gefunden werden.

Heute endet mein Perspektivenwechsel. Es war spannend und hilfreich. Der Wechsel hat meinen Horizont erweitert und erleichtert mir künftig meine Arbeit bei der BKW. Bei meiner nächsten Bestellung weiss ich genau, was von meinem Auftrag bis zur Materiallieferung passiert.

Mein Verständnis für die Arbeitsabläufe bei Spontis hat sich wesentlich verbessert. Am Schluss durfte ich einige Verbesserungsvorschläge anbringen. Ich nutze die Chance und betone die Bedeutung der korrekten Beschriftung der Lieferungen, damit die Arbeit in unseren Standorten effizienter wird. Ich mache Verbesserungsvorschläge für die Arbeitsabläufe der Warenbewirtschaftung und der Transportplanung. Aus meiner Sicht Vorschläge, die der Effizienzsteigerung dienen. Ein Gewinn für beide Seiten!

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Mybris wird uns vereinen

02.09.2015

Mit Mybris hat Spontis seit Mai 2015 eine neue Plattform, die zweifelsohne ein neues Zeitalter einläutet. Die Leitung für den Lenkungsausschuss dieses Projektes wurde Nicolas Waelti, Verwaltungsrat der Spontis SA und Geschäftsführer der Services industriels de Lausanne (SiL), einer der vier Aktionäre der Firma, übertragen. Er hält von vornherein fest, dass das Projekt unter idealen Bedingungen umgesetzt werden konnte: «Die Professionalität und Motivation der Projektgruppe ermöglichte es, innerhalb von nur 12 Monaten ein effizientes, benutzerfreundliches und intuitives Tool zu schaffen. Die Umsetzung des Projektes verlief in einer sehr stimulierenden und kooperativen Stimmung.» Er betont auch, dass die Handhabung der Änderung bei den Benutzern mit viel Interesse mitverfolgt wurde: «Die Endbenutzer wurden über eine Gruppe von Vertretern von jedem Spontis-Partner von Projektbeginn miteingeschlossen. Diese Ambassadoren nahmen an einem «Proof of Concept» ab Wahl des Produktlieferanten teil und konnten dann die Version Beta kommentieren und schnell eine relativ definitive Version testen. Ihre Bemerkungen wurden berücksichtigt und ihre Begeisterung für die kleine Revolution, die mit diesem Produkt kam, hat die Projektgruppe in ihrer Arbeit bestätigt.»

Nicolas Waelti erinnert sich an die Anfänge und wie die erste Plattform von Spontis (mit dem gleichen Namen wie die Firma, nämlich Spontis 1), das Ergebnis einer kundeneigenen Entwicklung zu einer Zeit, als der E-Commerce noch in seinen Kinderschuhen steckte, als visionär galt. Dank dieser Plattform konnten die Spontis-Partner von der dezentralisierten, auf Papier geschriebenen Bestellung auf eine zentralisierte, computerisierte Bestellung wechseln. Dieses zentrale Werkzeug ermöglichte es, den gesamten Bestellungsprozess, von der Materialwahl bis zur Rechnungsbezahlung, zu optimieren. Dank dieser Zentralisierung konnten die Effizienz signifikant erhöht und die Gesamtkosten für die Beschaffung und Bereitstellung des entsprechenden elektrischen Materials reduziert werden.

Bei der Entwicklung nach Spontis 2 kam es zu grossen Informatik-Schwierigkeiten und zahlreichen Verschiebungen der ursprünglich geplanten Termine. Dieses kundeneigene Tool wurde dann aufgrund der rasanten Entwicklung des e-Commerce schnell eingeholt und war eigentlich schon bei seiner Inbetriebnahme 2014 obsolet. Angesichts dieser Tatsache herrschte im Verwaltungsrat bezüglich der Entscheidung, die Fahrtrichtung zu ändern, ein auf dem Markt vorhandenes Standard-Tool zu wählen und dieses möglichst schnell zu implementieren, Einstimmigkeit. Nach Evaluierung der bestehenden Plattformen fiel die Wahl auf das von SAP vorgeschlagene Produkt Hybris.

«Das Projekt wurde sehr effizient geleitet: Die Architektur unserer Plattform, die wir Mybris getauft haben, wurde auf einer sogenannten «agilen» Methodologie festgelegt, so dass die Funktionen und Benutzerfenster Schritt für Schritt während der Entwicklung getestet werden konnten», erklärt Nicolas Waelti. «Verschiedene Etappen mit jeweiligen Zwischenbilanzen ermöglichten es, die Weiterentwicklung des Produktes stets unter Kontrolle zu haben. Der gewählte Integrator, Cap Gemini, zeichnete sich zudem durch seine grosse Professionalität und Flexibilität aus, und konnte den äussert präzisen Erwartungen von Spontis gerecht werden.»

«Meine Aufgabe innerhalb des Lenkungsausschusses besteht darin, die Einhaltung der vom Verwaltungsrat festgelegten Ziele, insbesondere bezüglich Kosten und Termine, zu überwachen. Es ging auch darum, sicherzustellen, dass die entwickelten Funktionen die Flexibilität des Standard-Produktes bezüglich Weiterentwicklungspotential nicht beeinträchtigen, die Regressionsrisiken verhindern und die Aktualisierungs-Kosten limitieren», erklärt Nicolas Waelti. Eine von den SAP-Fachleuten durchgeführte Überprüfung hat gezeigt, dass die Anforderungen vollständig respektiert werden und die grosse Stabilität sowie die Weiterentwicklungsmöglichkeiten der Plattform garantiert bleiben.

Ein Benutzer-Club wurde erstellt, um die Angemessenheit und Qualität der Funktionen der Plattform bei ihrer weiteren Entwicklung sicherzustellen. Es wurde entschieden, den Lenkungsausschuss bis zur vollständigen Lieferung der Version 2 von Mybris bestehen zu lassen. Eine Reihe neuer Funktionen, die zum Teil von der speziellen Benutzer-Gruppe definiert wurden, wird nämlich Schritt für Schritt mit der Entwicklung bis Ende 2015 implementiert. Die Nachfragen nach kleineren Weiterentwicklungen werden in der Folge zusammen mit der Benutzer-Gruppe evaluiert, so dass sich die Plattform stets optimal weiter zu entwickeln kann und je länger je effizienter wird. Mybris hat zweifelsohne eine spannende Zukunft vor sich.

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Konstruktive Partnerschaften

02.09.2015

Der Bausatz oder Kit, ein Schlüsselwort bei Spontis. Dieses bezieht sich in diesem Fall auf Artikel, die innerhalb des Lagers bei den Spontis-Partnern produziert werden.

Der Bausatz oder Kit, ein Schlüsselwort bei Spontis. Dieses bezieht sich in diesem Fall auf Artikel, die innerhalb des Lagers bei den Spontis-Partnern produziert werden. Ein Bausatz besteht aus verschiedenen Bauteilen, es kann aber auch spezifische Arbeitsvorgänge oder Verarbeitungen benötigen.

„Während der letzten Jahre haben sich die Lager von Spontis und deren Partnern auf verschiedenen Standorte entfaltet“, detailliert Yves Kosmalla. „Eine Vielfalt von Artikel die den Bedarf unserer Partnern entsprechen, aber nicht direkt aus dem Katalog der Lieferanten bezogen werden konnten, wurden in irgendeiner Weise auf dem Tischrand des Lagers oder in der Werkstatt produziert“. Die auszuführenden Aufgaben gingen von der Zusammenstellung von einfachen metallischen Bauteilen, bis hinzu komplexer Verarbeitungen. Bei solch einer Vielfalt von Produkten wurde schnell klar, daß eine Verwaltung ohne komplexe Überwachung undenkbar ist. “Eine Analyse führte zu dem Entschluß, daß verschiedene strategische Lösungen nötig sind um an Effizienz zu gewinnen. Hiermit wurde entschieden, daß einfache Bausätze beim Spontis-Lager in Avenches montiert werden und komplexere Artikel außerhalb der Spontis-Struktur outsourced werden“, faßt Yves Kosmalla zusammen.

Spontis hat die Situation genutzt, um seine Zusammenarbeitsmöglichkeit zu erweitern. Während eine neue, prinzipielle Partnerschaft daraus erfolgt ist, konnte sich ein historisches Arbeitsverhältnis deutlich verstärkten lassen. Yves Kosmalla, Verantwortlicher für die Umsetzung und Koordination des Projektes, faßt zusammen: “Wir arbeiten zusammen mit Außenwerkstätten, die das benötigte Know-how und Werkzeug besitzen. Dies hat zwei Vorteile. Es verschafft den Regionalen Unternehmen Arbeit. Es erlaubt den Lehrlingen der Werkstätten Ihren Beruf zu erlernen, indem sie Produkte zusammenstellen, die eine wahre Nützlichkeit auf dem Arbeitsmarkt darstellen“. Die technischen und kommerziellen Aspekte sind vor der Bestellung aufgeklärt. Spontis entwickelt sich auch aus dieser Zusammenarbeit: “In den meisten Fällen ermöglicht das Outsourcing ein Zeitgewinn in der Produktion. Vor allem können wir uns auf Tätigkeiten konzentrieren, die zu unseren Kompetenzen gehören, nämlich Standardisierung, Einkauf und Logistik. Wir sind weder Mechaniker, noch Elektriker“.

Am Ende wird der Bausatz oder Kit wie ein einfaches Produkt gehandhabt. Er wird das Ersetzungsprotokoll folgen, wenn der Bedarf bestätigt wird. Letztlich erscheint er im Katalog durch die Mybris-Plattform, so wie ein Standardartikel. Hiermit dient er das Produktangebot des Unternehmens zu erweitern.