Mybris, efficience et technologie aux services de nos clients

Christophe Pot – Directeur

L’avenir dans l’énergie, c’est le service

Le début de l’été a été marqué chez Spontis par le déploiement de notre nouvelle plateforme de commande Mybris.

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Changement de perspective

02.09.2015

Je suis chef Logistique Réseaux. Dans mon activité de gestion du matériel, j’ai affaire quotidiennement avec notre société partenaire Spontis. J’ai eu récemment la chance de participer au programme «changement de perspective» et de passer trois jours chez Spontis SA. Une expérience très enrichissante!

1er jour

Jürg Hosner, Key Account Manager, m’accueille chaleureusement. Il m’explique d’abord les processus pour la préparation des commandes, des transports et des livraisons. Chaque produit est suivi depuis l’entrée des marchandises jusqu’à la livraison chez le client. L’avantage du système est évident: il permet une optimisation du suivi des produits en continu. Je sais désormais exactement ce qui se passe lorsque je signale un défaut en tant que client. Spontis fait preuve de beaucoup de professionnalisme.

2e jour

Visite de l’entrepôt. Nous passons au déroulement concret des processus. Les produits commandés sont préparés et arrivent dans la zone de chargement. Les magasiniers sont ravis de me montrer leur univers. Je découvre avec intérêt les détails de la préparation des marchandises. L’après-midi est consacrée à une matière un peu plus théorique: les indicateurs de Spontis. Le chemin parcouru par chaque produit est contrôlé de manière précise. Les indicateurs permettent de savoir dans quel cas la préparation s’effectue sans problème et dans quel cas il existe un potentiel d’amélioration. Avec l’aide d’un collaborateur, j’effectue les commandes pour le ravitaillement des sous-stocks Spontis situés sur le territoire de BKW.

3e jour

Cette journée est consacrée à l’entrée des marchandises. Celles-ci ont un long chemin à parcourir: du contrôle à l’entrée jusqu’à l’attribution d’une place de stockage dans les rayons en passant par le marquage du matériel. Mais ces étapes sont essentielles: en effet, elles permettent de localiser facilement chaque article.

Mon «changement de perspective» chez Spontis se termine aujourd’hui. Il s’est révélé passionnant et m’a permis d’élargir mon horizon. Il me sera sans doute très utile à l’avenir dans mon travail chez BKW. Lorsque j’effectuerai ma prochaine commande, je saurai exactement ce qui se passe depuis l’envoi de ma commande jusqu’à la livraison de la marchandise.

Cette expérience m’a permis de comprendre les processus de travail de Spontis. A la fin, j’ai même eu la possibilité de faire quelques propositions d’amélioration. J’ai souligné l’importance d’un bon étiquetage des marchandises, ce qui permet une meilleure efficacité sur nos sites. J’ai également fait quelques suggestions d’optimisation des processus de gestion des marchandises et de planification des transports, l’objectif étant une augmentation de l’efficacité pour Spontis comme pour BKW!

Utiliser le réseau interne pour progresser

Les collaborateurs du secteur d’activités Réseaux ont deux possibilités pour découvrir un autre secteur pendant une période donnée: l’objectif est d’évoluer, d’élargir son horizon et d’améliorer la compréhension mutuelle.

Changement de perspective: découvrir les tâches et l’environnement d’un autre secteur. Le collaborateur accompagne un collègue et apprend ainsi à connaître son travail. Le changement peut se faire dans un sens seulement ou bien dans les deux sens.

Job rotation: dure de deux semaines à plusieurs mois. Deux collaborateurs échangent leurs postes de travail et assument pendant cette période les tâches de l’autre personne.

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Mybris, l’outil appelé à faire l’unanimité

02.09.2015

L’heure est au renouveau, en ce qui concerne la plateforme d’e-commerce que propose Spontis, puisqu’un nouvel outil a été pensé, testé, puis mis en ligne à partir de mai 2015. La direction du comité de pilotage de ce projet a été confiée à Nicolas Waelti, administrateur de Spontis SA et secrétaire général des Services industriels de Lausanne (SiL), l’un des quatre actionnaires de la société. Il relève d’emblée que le projet s’est déroulé dans des conditions idéales: « La qualité professionnelle et la motivation de l’équipe de projet a permis de construire et de mettre en service en 12 mois seulement un produit efficace, convivial et intuitif pour les utilisateurs. Le projet s’est déroulé dans une ambiance collaborative très stimulante ». Il relève également que la gestion du changement chez les utilisateurs a été suivie avec beaucoup d’attention : « Les utilisateurs finaux, via une équipe d’ambassadeurs provenant de chaque partenaire de Spontis, ont été intégrés au début du projet. Ces ambassadeurs ont participé à un « proof of concept » dès le choix du fournisseur du produit, puis ont pu commenter la version béta et tester rapidement une version quasi définitive. Leurs remarques ont pu être prises en compte. Leur enthousiasme pour la petite révolution qu’apportait ce produit a conforté le travail de l’équipe de projet ».

Revenant sur l’historique de Spontis, Nicolas Waelti rappelle que la première plateforme proposée par Spontis (éponyme à la société car nommée Spontis 1), résultat d’un développement propriétaire à une époque où le e-commerce n’en était qu’à ces balbutiements, était visionnaire. Cette plateforme a permis aux partenaires de Spontis de passer de la commande « papier-plume » décentralisée à la commande informatique centralisée. Cette plateforme est l’outil central qui a permis une optimisation de l’ensemble du processus allant du choix du matériel au paiement de la facture. Cette centralisation des commandes permet des gains d’efficacité très importants et contribue à la réduction des coûts globaux d’acquisition et de déploiement du matériel électrique concerné.

L’évolution vers la plateforme Spontis 2 a, elle, rencontré des obstacles informatiques difficiles à surmonter et a connu de multiples reports de calendrier. De ce fait, cet outil propriétaire a été rattrapé par le développement foudroyant du e-commerce et s’est avéré obsolète au moment de sa mise en production en 2014. Face à ce constat, la décision de changer de cap et de choisir un outil standard proposé sur le marché, à implémenter rapidement, a fait l’unanimité du Conseil d’administration. Après évaluation des plateformes existantes, le choix s’est porté sur le produit Hybris proposé par SAP.

« Le projet a été mené avec efficacité : l’architecture de notre plateforme, que nous avons baptisée Mybris, a été définie sur la base d’une méthodologie dite « agile », ce qui permet de tester les fonctionnalités et les écrans utilisateurs au fur et à mesure de leur développement », indique Nicolas Waelti. « Différentes étapes, ponctuées de bilans intermédiaires, ont ainsi permis de progresser avec une maîtrise complète du produit. L’intégrateur retenu, Cap Gemini, a en outre travaillé avec un grand professionnalisme et beaucoup de souplesse pour répondre aux attentes très pointues de l’équipe de projet Spontis. »

« Mon rôle au sein du comité de pilotage est d’assurer le respect des objectifs fixés par le Conseil d’administration, en particulier financiers et de calendrier. Il s’agissait également de s’assurer que les fonctionnalités développées permettent au produit standard de conserver une souplesse d’évolution, d’éviter les risques de régression et de limiter les coûts lors des mises à jour », explique Nicolas Waelti. Une revue d’architecture réalisée par les spécialistes de SAP a montré que ces exigences étaient parfaitement respectées, garantissant la grande stabilité de la plateforme et son évolutivité.

Un club d’utilisateurs a été constitué pour assurer l’adéquation et la qualité des fonctionnalités de la plateforme dans son évolution dans le temps. Il a été décidé de maintenir le comité de pilotage jusqu’à la livraison complète de la version 2 de Mybris. Une série de nouvelles fonctionnalités, en partie définie par le club utilisateurs, sera en effet implémentée au fur et à mesure du développement, d’ici fin 2015. Les demandes d’évolutions mineures seront par la suite évaluées avec le club utilisateurs et le développement de la plateforme pourra suivre idéalement son cours pour assurer toujours plus d’efficacité. Mybris a définitivement de beaux jours devant lui.

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Des partenariats gagnants

02.09.2015

Le kit ; un mot clé chez Spontis. Cet anglicisme court et traduisible de multiples manières fait référence, dans ce cas précis, à des articles produits au cœur même des stocks des partenaires de Spontis. 

Le kit ; un mot clé chez Spontis. Cet anglicisme court et traduisible de multiples manières fait référence, dans ce cas précis, à des articles produits au cœur même des stocks des partenaires de Spontis. Le kit est un produit composé de plusieurs pièces ou nécessitant une opération d’assemblage ou un traitement.

« Ces dernières années, les stocks de Spontis et de ses partenaires étaient éparpillés sur différents sites », détaille Yves Kosmalla. « De nombreux articles, répondant aux besoins de ces partenaires, n’étaient pas disponibles directement dans le commerce mais produits en quelque sorte sur un bout de table dans ces entrepôts ou ateliers ». Allant du simple assemblage de serrurerie jusqu’à l’opération très élaborée, ces kits très variés ne pouvaient pas s’imaginer sans une supervision complexe. « Une analyse a conduit à différents choix stratégiques afin de gagner en efficacité. La décision a notamment été prise de réaliser les montages simples à Avenches et d’externaliser les cas plus compliqués », résume Yves Kosmalla.

Spontis a profité de ce changement de procédure pour étoffer ses collaborations. Un nouveau partenariat principal a été tissé et un autre a été considérablement développé. Yves Kosmalla, responsable de la réalisation de ces projets et coordinateur de ceux-ci, récapitule en ces termes : «Nous collaborons avec des ateliers externes qui possèdent l’outillage et le savoir-faire nécessaires. Cela permet un double avantage. Tout d’abord de donner du travail à des entreprises de la région et surtout grâce à notre collaboration de permettre à des apprentis d’apprendre leur métier en fabricant des produits qui ont une réelle utilité.  Les éléments commerciaux et techniques sont réglés avant le passage de commande. Et Spontis progresse grâce à ces collaborations : « Dans bien des cas, l’externalisation permet de gagner du temps dans la production mais nous aide surtout à nous concentrer sur nos savoir-faire, qui sont la standardisation, l’achat et la logistique. La mécanique et le montage électrique ne sont pas de notre ressort. » 

Traité comme un produit simple, le kit suit également le processus de substitution et n’est réalisé que s’il répond à une demande. En définitive, il apparaît dans les catalogues présentés via la plateforme Mybris, au même titre qu’un produit fini, venant ainsi étoffer encore l’offre de l’entreprise.