Christophe Pot – Directeur

Des talents pour répondre à vos attentes

Quatre domaines d’expertise font principalement la force de Spontis. La gestion de projets, notamment dans le domaine technique, les achats stratégiques, le supply chain management et les compétences acquises dans le développement d’une plateforme e-commerce sont les fers de lance de notre entreprise. 

Articles
Interview

Etablir les règles du jeu en lien avec les projets

28.04.2016

Derrière le management de projets, le PMO

Aristide Tiago a rejoint Spontis au début de l’hiver 2015 ; il est dont tout frais à ce poste. Chef de projet dans le domaine de la chaîne logistique, Aristide est également PMO, à savoir Project Management Office. Il est ainsi en charge de la supervision de tous les projets de l’entreprise. Par ses fonctions, le PMO doit aussi être capable de vision transversale et doté d’un grand sens de l’organisation, d’une facilité à communiquer ainsi qu’à fédérer.

Ce département – ou la personne qui l’incarne – doit avant tout établir les règles du jeu en lien avec les projets ; étapes-projet, jalonnement, documentation et outils notamment. Ces objectifs doivent surtout permettre d’aller à l’essentiel et de garantir le succès. « Il faut éviter la redondance et gagner en efficacité grâce au cadrage défini », précise Aristide, ajoutant que des niveaux de priorité sont associés aux projets en fonction de leur évaluation par le comité-projet. Une opportunité économique et un degré de complexité sont ainsi attribués.

Un code du vocabulaire interne est associé à chaque projet

Les projets classés Rubis ont l’avantage de rapporter beaucoup et de coûter peu. Grandes complications est le qualificatif associé aux projets demandant beaucoup d’efforts, mais pouvant également rapporter gros. L’entreprise se focalisera occasionnellement sur les projets Pourquoi pas qui sont quant à eux simples mais ne constituent pas une opportunité financière importante. Elle n’assurera que lorsque c’est nécessaire le suivi de projets Usine à gaz qui sont complexes, nécessitent des efforts importants et rapportent peu. Ce classement correspond finalement à l’ordre de priorité dans lequel doivent être traités les projets.

Quatre axes principaux déterminent quotidiennement les tâches du PMO. Aristide Tiago les détaille de la sorte : « Le PMO doit premièrement s’assurer de la convergence des projets et de leur adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise. Deuxièmement, il doit avoir sous son contrôle le suivi, en surveillant les délais mais également la qualité et le respect des règles du jeu. Troisièmement, il doit pouvoir cerner les capacités déjà à disposition et arbitrer, voire manager le besoin en ressources critiques partagées entre différents projets. Et finalement, il doit pouvoir rendre disponible l’information et rapporter le tout au comité-projet de Spontis.».

La santé et le dynamisme d’une entreprise se lisent également à travers le nombre de projets concrets et viables qu’elle sait mener en parallèle. « Si vingt-quatre projets sont en cours chez Spontis actuellement, plus d’une quinzaine d’autres pourraient voir le jour à moyen terme », ajoute Aristide Tiago. Il souligne qu’il faut savoir faire preuve de diplomatie à ce poste puisqu’une priorité doit par être donnée à des projets en dépit d’autres, et que des explications sont alors attendues de la part du PMO. Encore une qualité requise, qui vient compléter la liste de celles-ci.

Interview

Un rôle de chef d’orchestre

28.04.2016

La chaîne d’approvisionnement, charnière de Spontis

« Notre métier implique une connaissance du flux des produits, du fournisseur interne au client interne », explique Loïc Steiner, rappelant que la technique ou les achats stratégiques sont à considérer comme une base de départ pour cette chaîne, et que le service-clients ou le magasin constituent en quelque sorte la ligne d’arrivée. « Nous sommes deux collaborateurs focalisés sur le catalogue interne et responsables de la gestion du stock ainsi que des commandes directes. A nos côtés, nous comptons également deux collègues. L’une est en charge de tout ce qui n’appartient pas au catalogue et l’autre est responsable de la facturation », ajoute-t-il.

Le système a été modifié récemment et, depuis, les gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement sont mis en copie de tous les échanges internes à l’entreprise. Une période d’adaptation est nécessaire puisque la quantité d’information à trier est très importante. La récente informatisation du processus permet toutefois de gagner du temps. « Comme nous sommes amenés à contrôler ce flux d’informations et à réorienter au besoin, il est indispensable de faire preuve d’une bonne organisation », précise Loïc qui a rejoint Spontis au mois de juin 2015.

L’informatique pour gagner en efficacité

Les GCA se retrouvent deux fois par semaine en séance, en compagnie de la responsable du magasin et des transports, pour que la coordination soit optimale en termes opérationnels. Une réunion hebdomadaire supplémentaire voit s’ajouter à ce trio un collaborateur du magasin et un responsable du secteur informatique. « Nous pouvons alors suggérer des automatisations et des solutions informatiques, afin de gagner encore en efficacité », complète Loïc Steiner.

Pour exercer le métier de gestionnaire, il faut être réactif, curieux de nature afin d’appréhender le flux d’information, et résistant au stress. Les GCA exercent le véritable rôle de chef d’orchestre, au cœur de l’entreprise. « Je suis au bénéfice d’un diplôme d’approvisionneur-acheteur, et c’est ainsi que tout a démarré pour moi », se souvient Loïc Steiner, qui a également connu le département des achats stratégiques et apprécie particulièrement le fait d’être en contact avec tous les collaborateurs de Spontis. « J’aime être en permanente recherche de solutions », conclut-il.