Spontis, ça déménage !

Un peu moins de 3 ans après avoir regroupé ses activités à Avenches, Spontis déménage à nouveau.

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Pour se préparer au changement, il faut communiquer

16.12.2016

L’information liée au déménagement circule dans les deux sens. La direction et l’équipe en charge de la coordination ont des précisions et des directives à donner aux employés, mais les remarques et suggestions de ces derniers sont aussi collectées pour que chaque détail soit anticipé. Adeline Fériaux est en charge de cette communication interne, au fil du projet. Elle explique : « J’ai recensé les changements à venir et établi une liste des personnes pour qui ces aspects sont déjà ou ne sont pas encore connus. Une newsletter interne et un questionnaire viendront renforcer ces démarches. Il est important que chacun comprenne les avantages d’un tel déménagement, mais qu’il puisse aussi poser ses éventuelles questions. » Dans les nouveaux locaux qu’occupera Spontis, tous les collaborateurs seront réunis, la convivialité et l’esprit d’entreprise seront renforcés, de nouveaux services seront proposés aux clients, un showroom sera installé afin que les éléments du catalogue soient mieux présentés et l’agencement des stocks sera optimisé.

« Il est important que chacun comprenne les avantages d’un tel déménagement, mais qu’il puisse aussi poser ses éventuelles questions. »

Après des études d’ingénieur en génie électrique et automatique à Toulouse, Adeline a effectué un stage au sein d’EDF à Paris. « Je peux m’inspirer d’un déménagement vécu dans ce cadre, lors duquel j’ai beaucoup apprécié la qualité de l’information. 4000 employés avaient alors changé de site. Des plans, des illustrations et des news par courriel nous étaient régulièrement transmis. Les collaborateurs échangeaient beaucoup entre eux, sur le sujet. » Adeline précise en souriant que c’est aussi parce qu’elle a du plaisir à communiquer avec les gens qu’elle a été choisie pour assurer cette communication interne. Le fait de faire partie du pôle technique l’amène à se déplacer régulièrement entre les bureaux de l’entreprise et le magasin et ainsi partager facilement les informations.

Grâce à des photos prises en tout au long de la construction des nouveaux locaux, donnant un aperçu de l’évolution du chantier et par la communication des changements à venir, Adeline va pouvoir informer les collaborateurs de Spontis et les intéresser plus directement à leur futur cadre de travail. Des démarches comme celles-ci, la société avenchoise les privilégie déjà, notamment puisqu’elle propose depuis plusieurs mois à ses employés d’appliquer la méthode Kaizen*, qu’Adeline supervise. Ainsi, tout le monde est amené à faire remonter les idées et circuler l’information au mieux.

 

* La méthode Kaizen est une philosophie japonaise comparable au lean management, à savoir l’orientation d’une entreprise qui tend à l’efficacité et au perfectionnement continu. C’est un état d’esprit qui nécessite l’implication de tous les acteurs. Adeline Fériaux est responsable de ce processus au sein de Spontis car elle sait faire preuve d’inventivité et qu’elle est une porteuse d’idée.

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La priorité dans un déménagement, c’est la synchronisation

16.12.2016

Plusieurs groupes de travail se divisent les tâches relatives au grand déménagement planifié au début 2017. Aristide Tiago, à la tête de ce projet pour Spontis, détaille les aspects de cet événement important vers lequel se dirige l’entreprise. En restant bien entendu à Avenches, à quelques mètres seulement de ses locaux actuels, cette dernière sera donc toujours à distance idéale de ses partenaires.

Le cahier des charges du déménagement implique tous les secteurs de Spontis. Aristide Tiago énumère ainsi : « Il s’agit des groupes opérations, informatique et électricité, communication, gestion de changement et finalement achats. » Tout doit être planifié et réalisé de manière synchrone. Le comité de pilotage du projet constitué par la direction supervise la préparation de cette grande manœuvre qui impliquera tous les collaborateurs de l’entreprise. En effet une bonne part du travail sera effectuée en interne par les collaborateurs Spontis. Cette participation directe ou indirecte de chacun permettra par la suite de mieux accepter et adhérer aux changements qui accompagnent le projet.

 S’il existe bien une crainte liée aux conditions météorologiques dans cette période hivernale, déterminantes pour que le nouveau bâtiment soit terminé dans les délais, tout est actuellement sous contrôle et tout le monde tire à la même corde. Le regroupement des stocks et des bureaux permettra à l’entreprise de progresser encore. « De manière amusante, l’analogie avec un déménagement privé fonctionne bien. Il faut être organisé, en profiter pour trier, ranger, classer et faire de la place. A l’échelle d’une entreprise, cela nécessite principalement une synchronisation hors pair », ajoute Aristide. Il précise qu’un déménagement répond à la méthodologie classique de n’importe quel autre projet. Il faut donc analyser et préciser les besoins, dresser la liste de variantes de solutions potentielles, décider selon les avantages respectivement les inconvénients de chacune d’elles et passer ensuite à la mise en œuvre, le tout basé sur une planification précise.

Plus de 1300 tonnes de matériel vont être déplacées et 33 collaborateurs vont changer d’environnement.

Aristide Tiago explique que tout a été pensé pour éviter un risque de mélange de matériel dans les zones tampons. Il ajoute que le déménagement gagne en efficacité si le nombre de mouvements ou manipulations est réduit au maximum. De plus, il faudra être capable à tout instant de savoir où se trouve une quelconque marchandise afin d’être à tout moment capable de servir un client dans le cadre de notre service piquet par exemple. Pour évoquer les embûches potentielles, il prend également un exemple parlant : « La machine à couper le câble qui doit être déplacée et ne peut pas rester inutilisable car des appels d’urgence peuvent survenir. Nous devons pouvoir nous en servir quasiment en permanence. Le déménagement doit donc prendre en compte cet aspect, mais les coûts doivent être surveillés de près. »

L’aventure sera quoi qu’il en soit capitale et très instructive pour Spontis. Plus de 1300 tonnes de matériel et 1700 palettes vont être déplacées. 33 collaborateurs vont changer d’environnement. Tout sera regroupé dans de nouveaux locaux. Un exercice à coup sûr des plus passionnants.

Interview

Toute l’entreprise est concernée par ce déménagement

16.12.2016

Le grand déménagement dans lequel Spontis se lance au début de l’année prochaine implique une multitude de changements et nécessite par conséquent une préparation optimale. Livia Schöpfer, responsable du magasin et des stocks, est en charge de l’opérationnel de cette grande manœuvre.

Quel est exactement votre rôle dans ce déménagement ?

Nous allons bénéficier de nouvelles structures de stockage et il a logiquement fallu définir une nouvelle organisation de notre matériel. Un stockage en hauteur est également privilégié dans ces futurs locaux afin d’exploiter de la meilleure façon possible la surface à disposition. L’équipe qui prépare le déménagement a réalisé deux variantes, et les collaborateurs ont été sollicités pour en imaginer une troisième de manière assez spontanée. Grâce aux plans reçus en amont, nous avons pu anticiper tous les aspects.

Justement, comment prépare-t-on une pareille aventure ?

Nous avions débuté en septembre, avec une séance par semaine, et en sommes actuellement à deux séances hebdomadaires. Chaque détail est passé en revue. Il faut aussi se tourner vers nos expériences passées. Nous avons déjà connu un déménagement de stocks. En analysant ce processus, nous avons tiré beaucoup d’enseignements très utiles. L’une des priorités est l’anticipation. Il faut penser à tout. Plus nous progressons et plus le programme devient concret.

Quel sont les avantages principaux des nouveaux lieux bientôt occupés par Spontis ?

Les nouveaux locaux ont ceci d’intéressant qu’ils peuvent être modulables selon notre besoin. Le regroupement des bureaux et des stocks est également l’un des avantages à souligner, puisque la collaboration et l’efficacité vont encore être améliorées. Nous acheminerons également vers ce lieu les stocks que nous gérons à Domdidier et dans le bâtiment de Zumwald. Ainsi, nous centralisons et nous optimisons. C’est une chance.

Au sein de Spontis, quels collaborateurs seront concernés par ce déménagement ?

Tout le monde est concerné. Non seulement tous les employés vont bien sûr rejoindre le nouveau bâtiment, mais, de plus, nous souhaitons faire participer chaque collaborateur au déménagement à proprement parler. Leur présence dans les stocks pour effectuer différentes tâches est souhaitée, aux côtés de professionnels de la manutention engagés pour l’événement. Chacun sera impliqué. Je pense que cela renforcera encore les liens et permettra aux collaborateurs de se sentir à l’aise dans leur nouvel environnement.

Comment cela va-t-il se passer concrètement ?

Le déménagement va se dérouler sur deux semaines consécutives. Les travaux préparatoires consistent à vider les stocks et emballer le matériel qui est ainsi sécurisé. Des véhicules vont faire la navette et décharger les stocks dans les nouveaux locaux. Le matériel sera alors installé dans les nouveaux emplacements prévus. Nous avons aussi demandé à nos partenaires de revoir les assortiments qui ne tournent pas depuis des années, afin de pouvoir diminuer le stock avant le déménagement. Finalement, l’actuel dépôt sera nettoyé comme il se doit, et libéré.

Avez-vous des craintes par rapport à ce déménagement ?

Absolument pas. Nous sommes une bonne équipe et je suis persuadée que nous savons toujours trouver des solutions. Nous avons pris le temps de bien nous préparer et de faire face aux éventuelles et inévitables surprises. Le service de piquet de Spontis sera maintenu et pour cela nous devrons faire preuve d’une bonne organisation. Mais nous y sommes habitués. A vrai dire je suis impatiente qu’on y soit !